Podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento dos documentos digitais, acompanhe mais algumas verdades sobre as suas tecnologias já apontadas em nosso outro post.

Essa gestão de documentos melhora a produtividade, automatizando tarefas antes manuais,  assim essas tarefas são desempenhadas com maior rapidez e segurança, evitando a possibilidade de perda de dados. É necessário um planejamento prévio antes da implantação de um GED, pra que se faça escolhas corretas na aquisição de softwares e hardwares.

Dentro das vantagens está o fato de redução de custos com cópias e redução do espaço físico onde esses documentos ficam arquivados, a maior vantagem está na segurança, o documento original não ficará a mercê de acidentes. Entre as desvantagens de se fazer está o investimento inicial que a empresa precisará desembolsar e o fato de que alguns documentos jurídicos ainda não são aceitos digitalmente.

São sete processos tecnológicos onde ocorrem os processos de gerenciamento de documentos eletrônicos como já dito tempos atrás, entenda cada um deles:

+ Document management (DM) ou gerenciamento de documentos é a técnica que permite gerenciar a criação, revisão, aprovação ou descarte de documentos eletrônicos.

+ Document imaging (DI) é a tecnologia que permite a conversão de documentos do meio físico para o digital. Ao processar dados as informações são transcritas por intermédio do teclado para o meio digital, já no processo de DI o documento original é colocado em um scanner para ser convertido em uma imagem, se tornando um documento digital.

+ Capture é a tecnologia que acelera os processos de captação de documentos e formulários e os transforma em informações recuperáveis (e confiáveis) que podem ser integrados a todas as aplicações de negócios.

+ Work flow/ BPM: ambos controlam e gerenciam processos dentro de uma organização. O work flow serve para automação do fluxo de atividades, é possível coordenar um processo de negócio através da execução ordenada de tarefas. O BPM é semelhante ao work flow, a sigla em tradução livre significa: Gerenciamento de Processos e Negócios, ela identifica, monitora e melhora processos de negócio automatizados.

+ COLD/ ERM são duas siglas que trabalham em conjunto, COLD- Computer Output to Laser Disk é um sistema de arquivamento de dados, como registro de negócios e relatórios.

Enquanto ERM- Enterprise Report Management é o manuseio e armazenamento de dados, ambos tratam as páginas de relatórios, incluindo captura, indexação, gerenciamento e recuperação de dados. Isso permite que os relatórios sejam armazenados em sua forma original com baixo custo e otimização.

+ Forms Processing ou Processamento de formulários é a tecnologia que possibilita sincronizar informações e relacioná-las com campos em formulários, otimizando o processo de digitação.

+ RIM – Records  and Information Management gerencia o ciclo de vida de um documento. Incluindo sua criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte de documentos.

Com um planejamento bem encaixado e escolhas acertadas para seu negócio vem a etapa de implantação dos sistemas, é importante capacitar seus funcionários para que eles dominem os softwares e evitando acidentes nos bancos de dados. Logo os benefícios serão visíveis, e dando segurança no compartilhamento de arquivos.

Esperamos ter sido úteis. Se desejar obter mais informações, deixe seu comentário ou entre em contato conosco!