Digitalização de dados é a transcrição ou digitação de informações para meios eletrônicos, seja ela feita por imagem do documento ou do próprio documento físico. Acompanhe alguns benefícios da digitalização para a sua empresa. 

Digitalização de dados é a transcrição ou digitação de informações para meios eletrônicos, seja ela feita por imagem do documento ou do próprio documento físico. Na qual pode ser feita de vários tipos, acompanhe:

> Digitalização quanto à origem da informação: as informações são processadas de diversas formas em papel, internet, e-mail, gravação de áudio, planilhas, entre outros.

> Digitalização quanto ao destino da informação: as informações são inseridas em base de dados em qualquer formato, assim como em arquivos de textos, planilhas eletrônicas, em páginas da web, etc.

Independente do tipo de digitalização esse processo adianta o acesso e divulga as informações entre os funcionários e colaboradores nas empresas.

Os benefícios da digitalização de dados são muitos e as principais vantagens vão desde a redução de custos, uma vez que não será preciso mais imprimir e nem fotocopiar documentos. Rapidez na recuperação de informações. Com o auxílio da internet os documentos podem ter acesso imediato e sem grandes dificuldades. Maior segurança e integridade dos documentos. Os arquivos não sofrem com o efeito do tempo, como são gravados em mídias e não em arquivos de papel estão livres de umidade e traças, por exemplo, e, além disso, com a diminuição do uso do papel o meio ambiente também é beneficiado.

O espaço do armazenamento das informações também diminui. Quando uma empresa utiliza seus arquivos em papel o espaço de armazenamento aumenta. Além de aumentar o tempo de recuperação de dados. É mais difícil atualizar as informações. Acaba aumentando e atrasando o funcionamento da empresa.

Quando o armazenamento é digitalizado o acesso às informações pode ser feita em CDs ou DVDs (um CD pode armazenar em média 20.000 documentos). O acesso ganha agilidade. Com os devidos cuidados, esse tipo de mídia não se danifica com facilidade, tendo em média uma vida útil de 100 anos. O custo é acessível. Podendo ser utilizado em um leitor de CD ou via internet, descentralizando assim a informação. Baixo custo na cópia de material e possibilidade de atualização das informações.

Outra possibilidade de armazenamento é feita através de software. A ação é processada através da captura de imagens por um scanner que pode ser portátil ou de mesa. Automaticamente eles são armazenados em nuvem. Possibilitando o acesso em qualquer lugar via internet. A segurança de acesso também é garantida. Quando os documentos são guardados em redes, a empresa pode limitar o acesso com login e senha apenas para pessoas autorizadas. Garantindo a segurança das informações. Este recurso também possibilita a atualização e backup diários.

Os recursos humanos podem ser minimizados, como o acesso é mais ágil, não é necessário um número maior de pessoas para acessar determinada informação. Pode-se nomear um ou alguns gerentes e estes terão acesso ilimitado para visualizar, imprimir, compartilhar, salvar documentos. E o cumprimento dos prazos será alcançado com mais eficácia.

Com a digitalização a segurança contra perda e extravio dos documentos também são garantidas. Não haverá perigos de acidentes como teria nas informações arquivadas em papel.

A microfilmagem é o processo de armazenamento e preservação de informações, ela é feita através da captação do conteúdo dos documentos para imagens em microfilmes (filme fotográfico). E mais uma vez a eliminação de documentos em papel é permitida. O acesso e o compartilhamento das informações são mais uma vez facilitados, possibilitando uma visualização imediata das imagens dos documentos.

O documento microfilmado tem o mesmo valor legal do documento original (Lei nº 5.433, de 08 de maio de1968. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996). Com isso a empresa tem a vantagem de eliminar o documento em papel. Utilizando-se apenas dos rolos compactos de microfilmes.

Esta opção de digitalização é indicada para empresas que desejam preservar documentos originais por muito mais tempo e diminuir o espaço físico ocupado por eles. Grandes corporações já se utilizam desse meio para arquivar seus documentos, tais como escritórios de governos, bibliotecas, universidades, empresas com grande quantidade de informações.

Cada vez mais as grandes empresas vêm eliminando os arquivos em papel e substituindo por documentos digitalizados. As pilhas de papel estão, de fato, com os seus dias contados. Os papeis ocupam mais espaço físico. Sofrem alterações do tempo. São corroídos por traças, sofrem com a umidade, como também podem ser perdidos com facilidade, falsificados e o tempo ao acesso é maior, os custos com a manutenção, mão de obra, entre outros fatores.

Aparelhos de celular, já disponibilizam aplicativos com leitores óticos, substituindo as passagens aéreas ou ingressos para shows.

É cada vez mais visível o uso do recurso da digitalização. As suas vantagens são inúmeras. Todos ganham. As empresas, os clientes e o meio ambiente.